経理の私がVBAで3時間→3分に時短した方法
このページでは、
・Googleスプレッドシートやkintoneなどが使えない方
・決まったパターンの入力作業が毎日1時間とかある方
・エクセルを使っている方
・ブラインドタッチが苦手で入力作業を楽したい方
・VBAに取り組む意欲がある方
に向けて、私の経験をもとにしたVBAへの取り組み方をお届けしています。
最近の流行だとネットにある情報を自動で集計できるPython(パイソン)とVBAを組み合わせたツールもありますが、経理をしていると不要だと考えています。
と言うのも、
他社製のシステムを会社で使っていてCSVデータをダウンロードして読み込み、
それを目的に応じて処理していく流れが基本だから。
なので、CSVをダウンロードする時は必ず手作業です。
VBAのコードを作る時には「できる」「できない」をハッキリさせるのも大事だったりします。
そういう部分も含めて整理していくのもシステム作りの一部です。
できないことで悩むより、どうすれば出来るか？を考えていきましょう！
ブラインドタッチには限界がある
どんな仕事でもパソコンを使って入力作業をしますが、
経理などの事務仕事は特にその割合が多いのが特徴。
なので入力スピードアップするためにブラインドタッチの練習をしよう！と考えますよね。
けれど、最終的には時間勝負になります。
なぜかと言うと、例えば400字を2分で入力できるとして1日に40,000字だったら200分かかりますよね。
しかもこれは機械のようにずっと同じスピードで入力する前提です。
200分=3時間20分も自分の最高速を出し続けるのは不可能だと思いませんか？
ブラインドタッチは経理の仕事だけじゃなく、
どんなことでも使うので早いに越したことはないんです。
けれど、時間が経つにつれて疲れたり、時間が確保できなくて入力が追い付かない…
そんな場面は誰にでも起こりえるからこそ、「自分の手を動かす」ベースはしんどいのです。
「自分の手を動かす」から仕事が溜まる
これは私の経験ですが、多い時で1日3時間も入力作業をしていて他のことに手が回らずに怒られたり、体調不良で休んだ後は1日ずっと入力作業に明け暮れる…そんなこともありました。
1日休んだだけで一気に仕事が溜まってしまうので有給を取れるわけもなく、精神的に追い詰められていました。
決して手を抜いているわけじゃないんです。
当時を振り返ると、誰よりも集中して取り組んでいた自負すらあります。
けれど、決して評価されない…
仕事は結果が全てなので当たり前ですが、やりきれない気持ちでいっぱいでした。
しかも、上司との関係が上手くいっていないこともあって精神的にとても辛かったです。
そんな状況だった私がなぜVBAに取り組もうと思ったのか？
キッカケはマーケティング
当時の私は経理の知識もブラインドタッチもあらゆる面で上司に劣っていました。
「会社からは一般的な経理としての成長を求められているけど、ここから努力しても上司には勝てない。だったら、私だからこそ出来ることを探してみよう」と考えたのです。
プラス、会社から離れた自分には何の価値もないことを実感していて、
「付加価値をつけるにはどうしたらよいか？」を求めて本屋さんに行きました。
その時にマーケティングのポジショニングの考え方を知りました。
“ポジショニングとは大企業が商品を販売する時に考えること”
と感じていましたが、私のような個人でも使えると知ったことが大きな転機でした。
ポジショニングを知ってまとめた当時の自分と社内の状況はこんな感じです。
・経理としてのスキルは上司に敵わない
・入力作業に時間がかかりすぎている
・社内の情報が電話・FAX・紙のみで発信&共有されている
入力作業だけでなく情報発信でも課題があったのです。
入力作業に使う時間を短くする、つまり「時短」する方法を探していた時に知ったのがVBAでした。
なぜVBAだったのか？
エクセルの設定を変えればVBAが使えて、
「無料で、誰にも依頼する必要がなく開発できる」というメリットがVBAにはあるからです。
VBAはエクセルで使えるプログラミング言語の1種で、
ワンクリックでデータを集計できたり自動化の協力なツールです。
エクセルにはSUM関数など多くの関数もありますが、
私の課題はデータを他のファイルに転記することだったので関数では対応できなかったのです。
しかも、エクセルに標準搭載されている点も大きなメリットでした。
VBAを知って「入力作業の時短」+「情報発信ツール」を作ろうと決めてましたが、
一度相談した時に周りの反応が悪く、ツールへの課金などを依頼できる状況ではなかった。
という事情もありました。
初めて作ったツールは”Hello World”
VBAコードの書き方すら知らなかった私なので、本屋さんで立ち読みしたりググったりしてコードの書き方を学びました。
初めて作ったツールは全てコピペです！
ボタンを押すと”Hello World”と表示されるものでした。
それでも、意図した通りの動きを(コピペでも)してくれるVBAの凄さと面白さを実感したのです。
大変だったのはそこから
VBAに限らず、分からないことをネット検索する時は「キーワード」が重要ですよね。
日常生活や仕事面での検索内容だったらキーワードが分かっているので楽だけど、VBAはそうはいきませんでした。
なぜなら、「キーワードが分からないから」
百科事典のような分厚いVBAの本を買ったけれど、
「欲しい情報がない…」
「正解のようなコードを見つけたけれどエラーが出て動かない…」
「エラーを解決する方法が分からない…」
「実装したいことの正しいコードが分からない…」
「問題箇所がどこにあるか分からない…」
と、分からないことの連続でした。
でも続けたのは入力から解放されたかったから
実際のところ、10行×5列ほどのデータを他のファイルにコピペするVBAを作るまでに1週間近くかかりました。
それくらいのデータ量だったら今まで通り手作業でコピペした方が早いです。
でも、10,000行だったら？
ミスなくコピペするのは大変ですよね。
当時VBAのコードを私が作っていることを同僚が否定してきたのは、
目先の早さしか見ていなかったからだと私は考えています。
偉そうなことを言うつもりは無いですが、
思うように時間が取れなかったり、
コロナウィルスやインフルエンザで1週間近く休んだり、
急な仕事の対応が必要になったり、
そういう場面を想定した仕事環境の整備も大切なんじゃないかと私は考えています。
究極は私が席に座っていなくてもパソコンの電源を付けたら全て自動で処理してくれる。
もはや私を雇う必要すら無くなりそうですが、それくらいのツールを目指しています。
別にVBAにこだわる必要ないでしょ？
と思った方もいるかもしれません。
正解です。
こだわる必要はないのですが、kintoneなどのツールを使えるならVBAは不要かもしれません。
「じゃあ、誰にとって必要なのか？」というと、
Googleスプレッドシートやkintoneなど有益なツールを使えない会社で働く人に必要なのです。
と言うのも、先ほどのツールを使えばあっさり時短できるけれど、
使う許可が下りないなら、自分で時短ツールを作るしかないからです。
VBAの時短ツールが必要な方をまとめると
・Googleスプレッドシートやkintoneなどが使えない方
・決まったパターンの入力作業が毎日1時間とかある方
・エクセルを使っている方
・ブラインドタッチが苦手で入力作業を楽したい方
・VBAに取り組む意欲がある方