同じような話をしているのに、
他の人はしっかり聞いて貰えて自分は聞いて貰えない。
そんな経験はありませんか？
相手が求める情報を考え、話す内容をリストアップする
仕事での報告をする時に私が意識して行ったことがこの3つです。
- 上司や先輩など、相手が求める情報を考える
- 自分が話さなくてはいけない内容をリストアップする
- 判断に必要な情報を、他の人からの情報だと伝えつつ、自分の話を乗っける
最後の3つ目は姑息かもしれませんが、
この3点に注意するだけで報告や相談など相手の話を聞く姿勢へと繋げられます。
言いたいことが分からないから話を聞いて貰えない
上司も先輩も同僚もそれぞれ仕事を抱えています。
その貴重な時間を”何が言いたいか分からない”話を聞くほど暇じゃありません。
伝えるべき内容がまとめられていなければ、
上司は自分で確認した方が早く簡単に状況が分かります。
それはつまり、存在意義がなくなると言うことです。
最初の方は聞いてもらえるかもしれませんが、「聞く必要の無い話をするヤツ」
そのように判断されてしまいます。
ひたすら伝えるべき要点をまとめる練習をする
「5W1H」であったり、「報告すべき内容を10秒で伝える練習」をしたりしました。
この練習を2年続けると、それほど意識しなくても出来るようになってきます。
ただ注意して欲しいことが1つだけあります。
伝え方に関するビジネス書などで目にしたことがありますが、
起承転結での報告を望む人がいることです。
多分ですが、そんな人に結論から報告するとムッとした顔をされると思います。
そこは「相手が望む情報の順番が違ったんだな。」くらいに思って次に活かせば良いと思います。
仮に、話を聞いて貰えない状況にあっても諦めないでください。
その原因を作ったのは自分だと反省し、
「相手の時間を頂いているのだから、きちんと報告出来るようになろう！」
その心意気で要点をまとめて何度も何度もチャレンジしてみてください。
ある時、相手がすっと話を聞いてくれるようになったら
おめでとうございます。
1つの壁をクリアです！
まとめ
- 上司や先輩など、相手が求める情報を考える
- 自分が話さなくてはいけない内容をリストアップする
- 判断に必要な情報を、他の人からの情報だと伝えつつ、自分の話を乗っける
- 要点をまとめる練習をする
- きちんと報告出来るまで諦めずにチャレンジし続ける