人手は足りないけど、仕事は増える一方。
そして、残業も中々できないし…。私にとっても結構重要なテーマです。
結論
仕事を受けてから全てを準備し、自分で作るのじゃなくて事前に使える情報を準備しておく。
そして、周りの人の助けも借りながら最高の効率で進められるようにする。
ポイント
でも大事なことは、助けてもらうことばかり考えずにひたすらGIVEする意識。
具体的流れ
- 仕事を完了させるために必要な作業を洗い出す
- その中でボトルネックとなる作業を洗い出す
- ボトルネック作業に必要な情報を洗い出す
- (効率を考えて)自分が集める情報と、周りの人に集めてもらう情報を分ける
- 依頼先と必要時間を見積もる
- 5の人(の負担を出来るだけ減らすよう配慮しつつ)と事前打ち合わせをする
- 求められている結果の形をフォーマット化しておく
- 集めた情報をフォーマットに当てはめて細部を仕上げる
日頃から準備しておきたいこと
- 1アクションマルチリターンの考えで情報を集める
- 1の情報をスキマ時間を使ってファイリングする
- 2でファイリングした情報が使える仕事を考えて、目次を付ける
まとめ
これをすれば確実に30分以内で仕事が終わるとは言い切れないかもしれないですが、
どんな仕事が来てもすぐに対処出来るように情報を集めてファイリングしておく。
その事前準備1つあるだけで仕事を終わらせる時間を大幅に短縮出来ると考えています。
これって仮説か？と自分自身でも思いましたが、
「ボトルネック作業にかかる時間を最小にするとどうなるか？」と考えてみました。